作業日報とは?|書式テンプレートダウンロード

作業日報とは、売上目標を決め、作業日報とは、一日の作業内容を上司や上長に報告するための文書です。 記入・提出させることで、作業を振り返らせて改善を促し、目標に対する意識づけを行います。 提出を受けた上司・上長は、業務管理や労務管理の資料とするだけでなく、報告への返答として個々の部下に適宜アドバイスを行うことも可能です。

作業日報の書き方とエクセルテンプレートの書式ダウンロードを紹介しています。

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作業日報ってどうして書くの?工事現場の日報の重要性を再確認しよう!

建設現場ではすべての作業員の作業日報をつけています。作業日報は全員分を毎日つけるので、事務処理量としてはかなり大きなボリュームになります。
そこまで手間暇かけて作業日報をつけ続けるのはなぜでしょうか。
作業日報をつける一般的な目的は「労務管理」であり、最大の目的は「コスト管理」であり、最終的な目標は「利益」の拡大です。
なぜ作業員の毎日の動きを記録することが、建設会社のコストや利益に関係してくるのでしょうか。

なぜ作業日報で「労務管理」できるのか


全作業員分の日々の仕事内容を作業日報という形でつけていくと、労務管理ができます。
労務管理とは、労働者が適切な働き方をしているかどうか確認する作業のことです。働きすぎは社員の心身の健康に悪影響を及ぼしますし、社員が働いていないと会社が損をします。そこで管理職が労務管理をすることで適正な労働状態を維持するわけです。
作業日報は始業時間と就業時間、業務内容、残業時間などを記録するので、ある社員のデータを読み返すとその社員が適正な働き方をしているかどうかがわかります。

なぜ作業日報で「コスト管理」できるのか


元請業者は、同じ現場の下請業者の従業員たちの分の作業日報までつけます。もしくは、下請業者がつけた作業日報を受け取って集計しています。いずれにしても元請業者は、自社と下請業者の従業員のすべての労働者の日報データを保有することになります。

元請業者が現場のすべての作業員の作業日報を集計すれば、当初想定していた労働力と実際の労働力を比較することができます。実際の労働力が不足気味だった場合、納期遅れや予定外の残業代の支出につながってしまったかもしれません。実際の労働力が余り気味だった場合、人件費をかけすぎたことになります。
このように、作業日報のデータを収集、分析すると、最小限の人件費で安全に仕様書とおりの品質の工事をすることができ、コストダウンにもつなげられるのです。

なぜ作業日報が「利益」につながるのか

元請業者が発注者から受け取る請負代金が増えなくても、コストダウンすれば利益を増やすことができます。
建設工事のコストのうち人件費などの労務費は約3割もあるので、人件費のコストダウンは利益増に貢献しやすいのです。

まとめ

作業日報をつける目的は2つあります。1つは労働実態を見える化して適正な労働環境をつくること。2つ目は人件費コストを見える化して、最も生産性が高い働き方・働かせ方をみつけることです。
つまり作業日報は、労働者の幸福につながる働き方改革を行いながら会社の利益を最大化するための重要な資料になるのです。

出面表と作業日報・作業報告

出面表は作業日報や作業報告の役割を担っているという側面もあります。これらを確認することで、コスト管理に役立つのです。元請業者は工事が始まる前に「このくらいの規模ならこのくらいの人員が必要だろう」と見積もります。そして工事が進む中で人員調整が可能かどうかを判断できるのです。正しい進捗状況を確認することで、人件費をおさえられます。

また、労働管理をするのにも役立ちます。現場の人間の稼働時間が長すぎないか、重い仕事を連続して担当していないかなどをチェックし、仕事量を適切に振り分けます。

出面表はこのほかにも日当計算のためのデータになります。下請け業者と常傭契約を結んでいた場合、日数単位で支払いが必要なので出面管理の情報をもとに計算を行うのです。

出面表の紙管理から卒業

もともと出面の管理は紙を用いていました。しかし作業日報や作業報告書を一枚一枚管理するのは、それだけで膨大なコストがかかります。ファイリングするのも手間ですし、紙を保存しておくのにも場所も必要です。

そこでシステムを導入して、パソコンやスマホから入力・管理するのが主流になってきています。一枚ずつ手書きしなくていいだけでなく、一度入力した内容の修正も簡単です。遠方からでも入力できるのでわざわざ営業所に帰る必要もなく、現場の負担が軽減されます。

システムによってはデータを処理して労務計算もしてくれるので、これまで経理担当者が時間をかけていた仕事が丸々カットできることもあるのです。支払業務が効率化すれば、それだけでもコストカットにつながりますよね。

検索や情報の整理をするのにも便利です。社員別や現場別に情報を呼び出せるので、今欲しい情報がすぐに手に入る、という環境が整います。

労務費・人件費の高騰と出面表

建設業界では労務費や人件費が高騰し、より綿密な管理が求められています。この高騰は、2013年に法定福利費相当額を設計労務単価に含めるよう政府から指導したことがきっかけになっています。また、東日本大震災により岩手、宮城、福島で設計労務単価の引き上げが行われたことも要因の一つ。

さらには、人手不足も関係しています。日本国内は多くの業界で人手不足にあえいでいますが、とりわけ建設業界でもその問題があります。オリンピックもあり求人数は年々増加していったにも関わらず、求職者数は減少傾向にありました。こうした背景から賃金が引き上げられています。

このような状況では、コストカットは非常に重要な問題です。出面表をきちんと管理してコスト管理に注力しましょう。

適切な出面管理を

もともとは、現場に出てきている人の顔(面)を確認する意味で使われていた出面。今ではこの言葉が含む意味は広くなっています。出面をきちんと管理することは、建設企業において基本中の基本。いつまでも紙にこだわるのではなく、システムなどを上手く使って効率化を図りましょう

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